Fallstudie: eine öffentliche Pensionskasse führt KI in ihre Finanzabteilung ein
Audit der Reibungspunkte, Copilot-Schulungen und Einzelbegleitung, Stelle für Stelle
Situation
Diese öffentliche Genfer Pensionskasse verwaltet die berufliche Vorsorge der Mitarbeitenden des Staates. Ihre Finanzabteilung bearbeitet täglich Finanzflüsse, Immobiliendaten und Leistungsdateien, auf mehreren spezialisierten Fachanwendungen. Die Organisation verfügt über Microsoft 365 Copilot. Die Frage der administrativen und finanziellen Leitung lautete nicht «Brauchen wir KI?», sondern «Wo spart sie uns konkret Zeit, und wie führen wir sie ein, ohne unseren Rahmen zu verlassen?».
Ziel
Von einem Allzweckwerkzeug zu den wiederkehrenden Aufgaben jeder Stelle gelangen, trotz dreier Hindernisse: verstreute und selten dokumentierte Reibungspunkte (Excel-Listen, Abstimmungen, Bankavisos, Quellensteuern, Umbenennen von PDFs), eine gesicherte Umgebung, in der Copilot nur einen eingeschränkten Bereich hat, und voneinander abgeschottete Fachanwendungen.
Kontrolle des Drittkontos (statt 6 bis 9 Std.)
1 Std./Woche
Wiederverwendbare Copilot-Agenten
2
Zeitaufwand der Abstimmung
1/10
Beim Abschluss gefundene Duplikate
400
Ablauf
Seit November 2024: zuerst die Finanzleitung
Drei halbtägige Schulungen für die Finanzleitung, dann ein Coaching vor Ort im Dezember 2025.
Prozess-Audit (April 2026)
Gespräche mit der Buchhaltung und dem Back-Office, der Vermögensverwaltung und der Leitung, um die Reibungspunkte und wiederkehrenden Aufgaben aufzulisten.
Copilot-Schulungen (April 2026)
Einführung in das bereits verfügbare Werkzeug, um von einer gemeinsamen Basis auszugehen.
Zusammenfassung und Priorisierung (Juli 2026)
Auditbericht und Bewertung jedes Anwendungsfalls mit dem Maijin Score, nach seiner Machbarkeit in der Umgebung des Kunden.
Workshops der Buchhaltung (September und Oktober 2026)
Drei Sitzungen: ein gemeinsamer Fall für die ganze Abteilung, dann eine Einzelbegleitung, wobei jeder Fall von einer echten Datei der Mitarbeitenden ausgeht.
Und danach
Die Begleitung läuft weiter, und das Vorgehen soll auf die Vermögensverwaltung ausgeweitet werden, die beim Audit bereits erfasst wurde.
Ergebnisse
Die Kontrolle eines Immobilien-Drittkontos, Priorität Nr. 1 des Audits, sinkt von 6 bis 9 Stunden pro Woche auf rund 1 Stunde.
Die Kontrolle der Belege einer Liegenschaft aus dem Bestand beanspruchte rund zwei Wochen Arbeit pro Quartal. Mit Copilot und den eingeführten Abläufen dauert sie heute rund zwei Tage. Das sind fast 21 eingesparte Stunden pro Monat und rund 256 Stunden pro Jahr, für eine einzige Person.
Sieben reale Fälle der Buchhaltung bearbeitet. Zwei sind zu wiederverwendbaren Copilot-Agenten geworden: die Bereinigung des Exports der eingehenden Zahlungsflüsse und eine monatliche Rentenübersicht mit rund 25 000 Zeilen.
Die Abstimmung der Zahlungseingänge dauert nach Angaben der Mitarbeitenden am Ende der Workshops nur noch ein Zehntel der Zeit.
Beim Abschluss wurde eine lückenlose Kontrolle möglich: Beim Abgleich der Verpflichtungen des Aktuars mit den auszuzahlenden Austretenden tauchten mehr als 400 Duplikate in über 4 000 Zeilen auf, eine Kontrolle, die von Hand nicht machbar ist.
Nicht jeder Fall spart Zeit. Bei der Abstimmung der Abrechnungen der Liegenschaftsverwaltungen macht die KI ihre Arbeit gut, aber nicht schneller, solange die Dateien nicht für sie organisiert sind.
Was schwierig bleibt: keine direkte Anbindung an die Fachanwendungen (alles läuft über Exporte), Copilot sieht nur OneDrive, SharePoint und Teams, und das Lesen gescannter PDFs bleibt begrenzt.
Mit einem agentischen Werkzeug wie Copilot Cowork oder mit MCP-Konnektoren zu den Fachanwendungen liesse sich deutlich mehr automatisieren. Derzeit erlaubt der Compliance-Rahmen das nicht.
Eine Erkenntnis: Beim Erklären seines Prozesses an die KI hat ein Mitarbeiter entdeckt, dass er nicht immer mit Dokumenten arbeitete, die auf dasselbe Datum wie beim Aktuar abgeschlossen waren.
Testimonials
- Sehr gute Schulung. Endlich habe ich eine ziemlich klare Vorstellung von der KI und der Zukunft, die uns erwartet. (Mitglied der Finanzleitung)
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