Fallstudie: EPFL, Verwaltungsabteilung
Dreissig Mitarbeitende an ihren eigenen Aufgaben geschult, mit einer vor der Session bereitgestellten Prompt-Bibliothek
Situation
Die École polytechnique fédérale de Lausanne wollte 30 Mitarbeitende ihrer Verwaltungsabteilung in der Nutzung generativer KI schulen. Eine solche Abteilung bearbeitet offizielle Schreiben, Dossiers, interne Abläufe und Personendaten: Vertraulichkeit ist dort eine tägliche Vorgabe. Und dreissig gemeinsam geschulte Personen bedeuten dreissig bereits nebeneinander bestehende Einzelpraktiken.
Ziel
Verstreute Praktiken durch eine gemeinsame Grundlage ersetzen: verständlich nachvollziehen, wie Algorithmen generativer KI funktionieren, ihre Stärken und Schwächen einordnen, die Nutzung in der Abteilung vereinheitlichen, Ethik und Vertraulichkeit der Daten wahren, das Schreiben von Prompts beherrschen und im Workshop an Fällen des Verwaltungspersonals arbeiten.
Geschulte Mitarbeitende
30
Übergebenes Ergebnis
Eine Prompt-Bibliothek
Bedarfserhebung
Vorab, per Formular
Freigabe der Anwendungsfälle
Durch die Abteilungsleitung
Ablauf
Anwendungsfälle erheben und freigeben lassen
Ein vorab an die 30 Mitarbeitenden versandtes Formular erfasste ihre tatsächlichen Aufgaben und die Ärgernisse, die sie angehen wollten. Die für den Workshop ausgewählten Fälle wurden anschliessend von der Abteilungsleitung freigegeben, damit im Raum an keiner Aufgabe gearbeitet wird, die die Führung nicht mitträgt.
Die Aufgaben der Abteilung in KI-Nutzung übersetzen
Statt von einer generischen Liste von Verwaltungsfällen auszugehen, wurden die tatsächlichen Aufgaben der Abteilung erfasst und einzeln in konkrete Anwendungen übersetzt, um eine Schulung und einen Workshop zu bauen, die unmittelbar nach der Session anwendbar sind.
Eine einsatzbereite Prompt-Bibliothek übergeben
Eine auf die Abteilung zugeschnittene Prompt-Bibliothek wurde vorab erstellt, damit die Teams am Ende der Schulung über eine nutzbare Ausgangsbasis verfügen, statt dass alle in den folgenden Wochen ihre Prompts selbst neu aufbauen.
Ergebnisse
Ein Formular zur Bedarfserhebung, vor der Schulung an die 30 Mitarbeitenden versandt, und von der Abteilungsleitung freigegebene Workshop-Fälle
Ein Programm zu verständlicher Funktionsweise der Algorithmen, ihren Stärken und Schwächen, einheitlicher Nutzung, Ethik und Vertraulichkeit der Daten sowie zum Schreiben von Prompts
Ein Workshop, der auf Anwendungsfällen des Verwaltungspersonals aufbaut und nicht auf einer generischen Liste
Eine der Abteilung übergebene Prompt-Bibliothek, ab Ende der Schulung nutzbar, statt später von jeder Person neu aufgebaut
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