Fallstudie: ein Verbund sozialmedizinischer Zentren
Von der verdeckten KI-Nutzung zu einem gemeinsam geschriebenen Rahmen
Situation
In diesem Verbund sozialmedizinischer Zentren eines Westschweizer Kantons war die KI bereits durch die Hintertür eingezogen, ohne dass jemand einen gemeinsamen Rahmen gesetzt hätte. Die Ablösung der Fachsoftware bot die Gelegenheit, die digitalen Praktiken zu überprüfen, und die KI gleich mit. Das Audit bestätigte das Ausmass: 75 % der Mitarbeitenden nutzten KI bereits ausserhalb jeden Rahmens, mit dem entsprechenden Compliance-Risiko.
Ziel
Die verdeckte Nutzung beenden, ohne sie zu verbieten: messen, was tatsächlich praktiziert wird, und dann mit den Teams einen Rahmen erarbeiten, der kurz genug ist, um gelesen zu werden, und präzis genug, um angewendet zu werden, vereinbar mit dem schweizerischen Datenschutzrecht.
Verlieren nach eigener Angabe Zeit
79 %
KI-Nutzung ohne Rahmen
75 %
Charta für Mitarbeitende
3 Seiten
Merkblatt
Einstimmig
Ablauf
Qualitatives und quantitatives Audit
Zwölf Einzelgespräche und ein Fragebogen an die Mitarbeitenden, um die realen Zeitverluste und die tatsächliche KI-Nutzung zu erfassen statt der Nutzung, die man zuzugeben bereit ist.
Rückmeldung und Kartierung der Ärgernisse
Die Ärgernisse wurden kartiert und anschliessend von den Teams selbst bewertet, wodurch Aufgaben nach oben rückten, die die Leitung dort nicht erwartet hatte, etwa die Dokumentensuche und der Rechnungslauf.
Gemeinsam erarbeitete Governance
Ein Workshop vor Ort, vier Videokonferenzen zur gemeinsamen Erarbeitung und ein Folgetermin mit den beteiligten Direktionen, um die Charta und das Merkblatt mit jenen zu schreiben, die sie anwenden müssen.
Ergebnisse
79 % der Mitarbeitenden gaben an, Zeit für repetitive Aufgaben zu verlieren, und 75 % nutzten KI bereits ausserhalb jeden Rahmens
Eine Charta für Mitarbeitende, von sieben auf drei Seiten gekürzt, damit sie auch wirklich gelesen wird
Ein einseitiges Merkblatt, einstimmig verabschiedet
Eine Datenklassifikation in vier Stufen, mit ausdrücklichem Ausschluss von Clouds, die dem Cloud Act unterliegen, für sensible Daten
Das Mandat, an einem einzigen Zentrum begonnen, wurde auf mehrere Zentren des Kantons rund um eine gemeinsame Charta ausgeweitet
Testimonials
- viele nutzen es, aber wir verstecken uns, weil wir nicht wissen, ob wir dürfen (eine mitarbeitende Person, im Audit erfasst)
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