Étude de cas : une caisse de prévoyance publique fait entrer l'IA dans sa Division Finance
Audit des irritants, formations Copilot et accompagnement individuel, poste par poste
Situation
Cette caisse de prévoyance publique genevoise gère la prévoyance professionnelle des collaborateurs de l'État. Sa Division Finance traite chaque jour des flux financiers, des données immobilières et des fichiers de prestations, sur plusieurs logiciels métiers spécialisés. L'organisation dispose de Microsoft 365 Copilot. La question de la direction administrative et financière n'était pas « faut-il de l'IA ? » mais « où nous fait-elle gagner du temps, concrètement, et comment l'adopter sans sortir de notre cadre ? ».
Objectif
Passer d'un outil généraliste aux tâches répétitives de chaque poste, malgré trois obstacles : des irritants dispersés et rarement documentés (listes Excel, rapprochements, avis bancaires, impôts à la source, renommage de PDF), un environnement sécurisé où Copilot a un périmètre restreint, et des logiciels métiers cloisonnés.
Contrôle du compte tiers (contre 6 à 9 h)
1 h/sem.
Agents Copilot réutilisables
2
Temps du lettrage
1/10
Doublons détectés au bouclement
400
Déroulement
Depuis novembre 2024 : la direction financière d'abord
Trois demi-journées de formation pour la direction financière, puis un coaching en présentiel en décembre 2025.
Audit des processus (avril 2026)
Entretiens avec le service comptabilité et back-office, le service gestion de fortune et la direction, pour lister les irritants et les tâches répétitives.
Formations Copilot (avril 2026)
Prise en main de l'outil déjà disponible, pour partir d'une base commune.
Synthèse et priorisation (juillet 2026)
Rapport d'audit et scoring de chaque cas d'usage avec le Maijin Score, selon sa faisabilité dans l'environnement du client.
Workshops du service comptabilité (septembre et octobre 2026)
Trois séances : un cas collectif pour tout le service, puis un accompagnement individuel, chaque cas partant d'un vrai fichier du collaborateur.
Et ensuite
L'accompagnement est en cours, et la démarche a vocation à s'étendre au service gestion de fortune, déjà cartographié lors de l'audit.
Résultats
Le contrôle d'un compte bancaire tiers immobilier, priorité n°1 de l'audit, passe de 6 à 9 heures par semaine à environ 1 heure.
Le contrôle des pièces justificatives d'un immeuble du parc représentait environ deux semaines de travail par trimestre. Avec Copilot et les procédures mises en place, il prend désormais environ deux jours. Soit près de 21 heures gagnées par mois et environ 256 heures par an, pour une seule personne.
Sept cas réels du service comptabilité traités. Deux sont devenus des agents Copilot réutilisables : le nettoyage de l'export des flux entrants, et un récapitulatif mensuel des pensions d'environ 25 000 lignes.
Le lettrage des encaissements prend désormais un dixième du temps, selon les collaborateurs à l'issue des workshops.
Un contrôle exhaustif devenu possible au bouclement : en croisant les engagements de l'actuaire et les démissionnaires à payer, plus de 400 doublons sont apparus sur plus de 4 000 lignes, un contrôle impossible à faire à la main.
Tous les cas ne font pas gagner de temps. Sur le rapprochement des décomptes de régies, l'IA fait bien le travail sans aller plus vite, tant que les fichiers ne sont pas organisés pour elle.
Ce qui reste difficile : pas de connexion directe aux logiciels métiers (tout passe par des exports), Copilot ne voit que OneDrive, SharePoint et Teams, et la lecture des PDF scannés reste limitée.
On pourrait automatiser bien davantage avec un outil agentique comme Copilot Cowork, ou avec des connecteurs MCP vers les logiciels métiers. Pour l'instant, le cadre de conformité ne le permet pas.
Un enseignement : en expliquant son processus à l'IA, un collaborateur a découvert qu'il ne travaillait pas toujours sur des documents arrêtés à la même date que l'actuaire.
Témoignages
- Très bonne formation. Enfin, j'ai une vision assez claire de l'IA et du futur qui nous attend. (membre de la direction financière)
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