Etude de cas : EPFL, service administratif
Trente collaborateurs formés sur leurs propres tâches, avec une banque de prompts prête avant la session
Situation
L'École polytechnique fédérale de Lausanne souhaitait former 30 collaborateurs de son service administratif aux usages de l'IA générative. Un tel service traite des courriers officiels, des dossiers, des procédures internes et des données personnelles : la confidentialité y est une contrainte quotidienne. Et trente personnes formées ensemble, ce sont trente pratiques individuelles qui coexistent déjà.
Objectif
Remplacer des usages dispersés par un socle commun : comprendre de façon vulgarisée le fonctionnement des algorithmes d'IA générative, cerner leurs forces et leurs faiblesses, harmoniser les usages du service, respecter l'éthique et la confidentialité des données, maîtriser la création de prompts et travailler en atelier sur des cas propres au personnel administratif.
Collaborateurs formés
30
Livrable remis
Une banque de prompts
Recueil des besoins
En amont, par formulaire
Validation des cas d'usage
Par le chef de service
Déroulement
Collecter et faire arbitrer les cas d'usage
Un formulaire envoyé en amont aux 30 collaborateurs a permis de recueillir leurs tâches réelles et leurs irritants. Les cas retenus pour l'atelier ont ensuite été validés par le chef de service, pour éviter de travailler en salle sur une tâche que la hiérarchie n'aurait pas cautionnée.
Traduire les tâches du service en usages de l'IA
Plutôt que de partir d'une liste générique de cas administratifs, les tâches réelles du service ont été comprises puis retranscrites une par une en usages concrets, pour construire une formation et un atelier directement applicables à l'issue de la session.
Remettre une banque de prompts prête à l'emploi
Une banque de prompts propre au service a été constituée en amont, de sorte que les équipes disposent d'une base de départ utilisable dès la fin de la formation, au lieu que chacun reconstruise ses prompts dans son coin les semaines suivantes.
Résultats
Un formulaire de recueil des besoins envoyé aux 30 collaborateurs avant la formation, et des cas d'usage d'atelier validés par le chef de service
Un programme couvrant le fonctionnement vulgarisé des algorithmes, leurs forces et leurs faiblesses, l'harmonisation des usages, l'éthique et la confidentialité des données, et la construction de prompts
Un atelier construit sur les cas d'usage propres au personnel administratif, et non sur une liste générique
Une banque de prompts remise au service, utilisable dès la fin de la formation plutôt que reconstruite ensuite par chacun
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