Etude de cas : un réseau de centres médico-sociaux romand
De l'usage caché de l'IA à une gouvernance écrite avec les équipes
Situation
Dans ce réseau de centres médico-sociaux d'un canton romand, l'IA était déjà entrée par la petite porte, sans que personne n'ait posé de cadre commun. Le renouvellement du logiciel métier a fourni l'occasion de remettre à plat les usages numériques, et l'IA avec eux. L'audit a confirmé l'ampleur du phénomène : 75 % des collaborateurs s'en servaient déjà, hors de tout cadre, avec l'enjeu de conformité que cela suppose.
Objectif
Sortir d'un usage clandestin sans l'interdire : mesurer ce qui se pratique réellement, puis co-construire avec les équipes un cadre assez court pour être lu et assez précis pour être appliqué, compatible avec le droit suisse de la protection des données.
Temps perdu déclaré
79 %
Usage IA sans cadre
75 %
Charte collaborateurs
3 pages
Fiche réflexe
Unanimité
Déroulement
Audit qualitatif et quantitatif
12 entretiens individuels et un questionnaire adressé aux collaborateurs, pour mesurer les pertes de temps réelles et l'usage effectif de l'IA plutôt que l'usage déclarable.
Restitution et cartographie des irritants
Les irritants ont été cartographiés puis scorés avec les équipes elles-mêmes, ce qui a fait remonter en tête des tâches que la direction n'attendait pas là, comme la recherche documentaire et le circuit des factures.
Gouvernance co-construite
Un atelier en présentiel, quatre visioconférences de co-construction et un point de reprise avec les directions concernées, pour écrire la charte et la fiche réflexe avec celles et ceux qui devront les appliquer.
Résultats
79 % des collaborateurs déclaraient perdre du temps sur des tâches répétitives, et 75 % utilisaient déjà l'IA hors de tout cadre
Une charte collaborateurs ramenée de 7 à 3 pages, pour qu'elle soit réellement lue
Une fiche réflexe d'une page, validée à l'unanimité
Une classification des données en 4 niveaux, avec l'exclusion explicite des clouds soumis au Cloud Act pour les données sensibles
Le mandat, engagé sur un seul centre, a été étendu à plusieurs centres du canton réunis autour d'une charte commune
Témoignages
- beaucoup l'utilisent, mais on se cache parce qu'on ne sait pas si on a le droit (un collaborateur, recueilli pendant l'audit)
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