Formation découverte
Une première session pour donner à toute l'équipe le même socle : ce que ces outils savent faire, ce qu'ils ne savent pas faire, et les premiers gestes qui font gagner du temps dès le lendemain.
Parcours métier
Formation IA pour l'assistanat et l'administration
Avec Maijin, formez vos équipes administratives en Suisse romande à gagner du temps sur la rédaction, la mise en forme et le suivi de documents, sans perdre en rigueur ni en confidentialité
- Plus de 150 organisations accompagnées en Suisse romande et en France
- 4 500 professionnels formés depuis janvier 2023
- 5,0/5 sur 51 avis Google
- 12 participants maximum par session, dans vos locaux ou à distance
- Formations en français et en anglais, allemand possible
12participants max par session
Rédiger un courrier, mettre en forme un compte rendu, comparer trois devis fournisseurs, retrouver la bonne procédure interne : ce sont des tâches indispensables, rarement valorisantes, et qui occupent une part disproportionnée du temps de vos équipes administratives, qu'il s'agisse d'assistantes de direction, de secrétariat ou de back-office. C'est là qu'une formation IA administratif change quelque chose : intégrer l'intelligence artificielle générative aux processus quotidiens des fonctions administratives, sur les documents que vos équipes traitent déjà.
La plupart des collaborateurs administratifs ont déjà testé ChatGPT pour un email ou un résumé. Peu ont un cadre : quels documents peut-on réellement importer dans une IA grand public quand on traite des données de collaborateurs, de bénéficiaires ou d'administrés ? Comment obtenir un résultat qui ressemble à vos gabarits maison, et non à un texte générique ?
Notre repère, observé sur le terrain : deux heures par semaine dégagées pour 80 % des employés du tertiaire, à condition de sortir de l'usage individuel de ChatGPT pour passer à une méthode et des gabarits partagés.
Le coût de l'attente
Formation IA Administratif : ce que ça coûte vraiment
Sans cadre ni gabarits partagés, vos équipes administratives réinventent la roue à chaque document, chaque email, chaque compte rendu :
Le fouillis documentaire
Procédures, notes internes, comptes rendus s'accumulent dans des formats différents, jamais résumés ni mis à jour. Retrouver la bonne version prend plus de temps que la lire.
Les emails qui s'accumulent
Chaque réponse type se réécrit à la main, avec un ton qui varie d'un collaborateur à l'autre. Le circuit de validation et les mentions internes (numéro de dossier, références) sont souvent oubliés ou mal formulés.
Les comptes rendus et plannings
Un compte rendu de réunion prend facilement une heure à rédiger après coup, quand il est rédigé. Les décisions, tâches et échéances se perdent dans des notes manuscrites jamais reprises.
Les procédures introuvables
Le règlement intérieur, la charte informatique, le guide RH existent, mais personne ne sait où chercher la bonne réponse. Les nouveaux arrivants posent dix fois la même question aux mêmes personnes.
Le contrôle documentaire
Comparer un contrat reçu à votre modèle-type, vérifier qu'un formulaire est complet, croiser plusieurs devis fournisseurs sur les mêmes critères : autant de vérifications manuelles, répétitives, et propices aux oublis.
Pendant ce temps, les équipes administratives qui ont été formées avec méthode gagnent plusieurs heures par semaine sur ces mêmes tâches, sans sacrifier la relecture ni la conformité.
Depuis janvier 2023
Formation IA pour les équipes administratives : des chiffres, pas des promesses
- Plus de 150 organisations accompagnées en Suisse romande et en France
- 4 500 professionnels formés depuis janvier 2023
- 5,0/5 sur 51 avis Google
- Formations animées en français, en anglais et en allemand
5,0 sur 51 avis Google
Formez vos équipesCas d'usage IA dans les fonctions administratives
Voici les tâches que nos participants automatisent le plus souvent, dans une PME, une association ou une administration publique suisse. Chacune est travaillée sur vos propres documents pendant la formation, jamais sur un exemple générique.
| Domaine | Cas d'usage travaillés en session |
|---|---|
| Rédiger |
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| Organiser |
|
| Traiter |
|
| Structurer |
|
Notre méthode
Formation IA Administratif en Suisse : nous intervenons là où vos équipes se trouvent
Des formations sur vos vrais dossiers, pas sur des exemples génériques
Avant chaque session, nous vous demandons trois ou quatre irritants réels : un dossier qui traîne, un document que personne n'a le temps d'écrire, une manipulation que tout le monde recopie. Les exercices de la journée sont construits sur ces cas-là, jamais sur un cas d'école.
Nous posons aussi, dès la première heure, une règle claire sur ce qui peut transiter par un outil d'IA et sur ce qui ne doit jamais sortir de chez vous. Vos équipes repartent avec le geste, pas seulement avec la démonstration.
Notre approche
Nous formons les professionnels des fonctions administratives à exploiter l'IA générative
Nous ne formons pas à « l'IA en général ». Nous formons des assistantes de direction, des équipes de secrétariat et de back-office, dans le privé comme dans le secteur public, sur leurs vrais documents et leurs vrais cas d'usage.
Notre approche :
Étape {n} 01
1. Expertise sectorielle administratif
Nous ne partons pas d'une formation généraliste. Nous travaillons sur vos documents réels : vos modèles de courriers, vos comptes rendus, vos procédures internes, qu'il s'agisse d'une PME, d'une association ou d'une administration publique.
Étape {n} 02
2. Confidentialité et cadre d'usage
Les données administratives touchent souvent des informations personnelles (collaborateurs, bénéficiaires, administrés). Nous formons systématiquement aux bonnes pratiques : anonymisation, versions entreprise sécurisées, respect de la LPD et de la nLPD, et à la construction d'une charte d'usage interne.
Étape {n} 03
3. Un accompagnement en demi-journées espacées
Des demi-journées espacées de 1 à 3 semaines, en groupes de 12 personnes maximum pour garantir l'interactivité. Avant chaque session, un questionnaire de cadrage et une fiche d'installation sont envoyés aux participants : zéro installation en direct le jour J. Entre les sessions, des exercices courts sur vos vrais documents maintiennent l'attention. On ajuste les gabarits, on corrige les prompts, on ancre les usages dans la durée plutôt que de tout compresser sur une journée.
Résultat d'une formation IA administratif construite sur vos propres documents : vos équipes administratives gagnent du temps sur la rédaction et la mise en forme, et conservent l'entière maîtrise de la relecture, de la conformité et de la confidentialité. Comme sur tous nos accompagnements, le suivi ne s'arrête pas à la dernière session : « on ne vous lâche pas dans la nature ». Une ancienne participante à une formation inter-entreprises, devenue depuis DRH d'un groupe financier, résume ainsi ce que la formation lui a laissé : elle utilise ChatGPT chaque semaine et le décrit comme « un vrai outil d'émancipation professionnelle et personnelle ».
Nous avons notamment accompagné le conseil d'administration de la Fondation Aigues Vertes, une fondation genevoise du secteur financier et l'OCAS Genève (Office cantonal des assurances sociales) sur l'usage de l'IA générative dans leurs missions administratives.
Nos formats de formation IA administratif
Trois façons d'entrer, selon le niveau de votre équipe et le temps que vous pouvez lui dégager.
Accompagnement en demi-journées espacées
Le format complet, du socle jusqu'aux usages les plus avancés de votre métier, en demi-journées espacées de 1 à 3 semaines. Un rythme pensé pour des cadres occupés : entre chaque session, vos équipes font des exercices sur leurs vrais dossiers, et nous ajustons la suivante sur ce qui a coincé.
Workshop très spécifique
Un créneau court, un outil, une tâche précise. Le format à choisir quand le socle est déjà en place et qu'il reste un usage à débloquer.
Exemple
Copilot pour transformer un enregistrement Teams en procès-verbal exploitable en tant qu'assistante de direction
Atelier de 1h30 : 1 000 CHF. Demi-journée : 2 000 CHF. Journée complète : 3 000 à 3 500 CHF. Journée de workshops ciblés : 2 500 CHF. Tarifs hors taxes, par session de groupe jusqu'à 12 participants, frais de déplacement compris. L'accompagnement en demi-journées espacées se calcule sur la base du tarif demi-journée (2 000 CHF par session).
Notre expérience de la formation en intelligence artificielle en Suisse
2 h → 5 min
pour synthétiser un document long en une version exploitable
20 min → 3-4 min
pour la rédaction des e-mails et rapports d'un coach emploi
45 min
gagnées sur la rédaction d'un procès-verbal de réunion de 2 pages, pour une fondation genevoise du secteur financier
+150
organisations accompagnées par Maijin depuis 2023
Cadrage sans engagement
Trouvons le format de formation IA administratif adapté à votre équipe
30 minutes pour cadrer votre besoin, devis sous 48 h.
Parler de votre projetSans engagement, et le cadrage n'est pas facturé.
Études de cas : l'IA dans des services administratifs suisses
Cas 1 : haute école romande, service administratif
Contexte
Service administratif d'une haute école romande, 30 collaborateurs formés à l'IA générative. Les besoins ont été recueillis par formulaire en amont, les cas d'usage de l'atelier validés par le chef de service, et une banque de prompts propre au service remise aux équipes, utilisable dès la fin de la formation.
Cas 2 : Fondation Aigues Vertes
Contexte
Fondation genevoise du secteur socio-éducatif, qui accompagne des personnes en situation de handicap. Le conseil d'administration et la direction ont été formés sur 4 demi-journées, réparties en 2 groupes de 12, avec un cas d'usage construit avec eux : l'assistant du veilleur de nuit. Résultats : 98,5 % de satisfaction globale et un Net Promoter Score de +70,6, sur 17 répondants.
Cas 3 : OCAS Genève
Contexte
Office cantonal des assurances sociales de Genève, organisation publique en contact quotidien avec un large public d'administrés.
Défi
Faire monter en compétence les équipes administratives sur l'IA générative, dans un cadre où la confidentialité des données des administrés est non négociable.
Résultats
- La direction a pris conscience d'un changement de fond dans la façon dont les administrés cherchent l'information : de plus en plus via un assistant conversationnel plutôt que par une recherche classique sur le site internet de l'office
Impact
Cette prise de conscience a ouvert un chantier au-delà de la formation : structurer le contenu du site pour qu'il soit correctement compris et cité par les IA génératives (GEO), en complément du travail sur les usages internes.
Cas 4 : association faîtière romande du secteur social
Contexte
Association faîtière regroupant une trentaine d'institutions actives dans le handicap, la précarité, l'enfance et l'enseignement spécialisé, secrétariat général basé en Suisse romande. Organisation anonymisée, hors de la liste des clients nommables.
Défi
Professionnaliser un usage de l'IA déjà quotidien mais individuel, sans charte ni gabarits partagés, sur des livrables à forte exposition (prises de position publiques, presse, autorités).
Programme
- Rédaction et structuration documentaire : courriers officiels, notes stratégiques, procès-verbaux, check-lists de conformité
- Analyse et chiffrage : modèles budgétaires, tableaux comparatifs
- Mise en place de garde-fous : charte d'usage, bibliothèque de gabarits validés, processus de relecture croisée
Résultats
- Gain de temps observé sur la première version des documents courants (courriers, notes, comptes rendus)
- Gain de temps sur la mise en forme, les synthèses et les relectures ciblées
- Gain plus mesuré, mais qualité initiale plus élevée, sur les livrables à haute exposition (moins d'itérations nécessaires)
Impact
Le secrétariat général dispose désormais d'un cadre d'usage partagé (charte, gabarits, double relecture) plutôt que d'usages individuels dispersés, avec un contrôle humain systématique avant toute diffusion externe.
Autres références administratif et back-office
FOVAHM (Fondation en faveur des personnes handicapées mentales), Valais : découverte que l'IA est compétente en FALC (facile à lire et à comprendre), avec des économies sur des coûts de logiciels FALC autrement très élevés
Institutions sociales romandes (fondations et associations) : structuration documentaire et rédaction officielle pour les fonctions support
Organe de contrôle financier cantonal : automatisation des macros et rédaction des rapports d'audit (voir aussi notre parcours Finance)
Formation IA administratif près de chez vous : Genève, Vaud, Valais, Neuchâtel, Fribourg
Nous nous déplaçons dans vos locaux en Suisse romande. Chaque page canton détaille les formats, les tarifs et les entreprises que nous y avons formées.
Vos formateurs IA Administratif
Jean-Baptiste Berthoux
Chief AI Officer
Ingénieur de formation, Jean-Baptiste a fait son premier coaching IA en Janvier 2023. Fort de son expérience, il a développé une pédagogie unique, fruit de son travail de terrain et de sa maîtrise des outils.
LinkedInRémi Vancayzeele
CEO
Serial-entrepreneur, Rémi a 15 ans d'expérience dans la gestion de projets complexes. En 13 mois, il a formé plus de 1300 personnes et développé le pool de formateurs et de consultants de MAIjin.
LinkedInFAQ : Formation IA Administratif en Suisse
Oui, et aucun prérequis technique n'est demandé. Les formations IA administratives de MAIjin s'adressent à des profils non techniques : assistantes et assistants de direction, secrétariat, back-office, dans le privé comme dans le secteur public suisse. La formation découverte part de zéro et progresse sur vos documents réels, pas sur des exercices abstraits. Les publics qui se déclarent « fâchés avec l'informatique » font partie de nos participants habituels. Les groupes sont limités à 12 participants et chacun travaille sur ses propres courriers, ses propres comptes rendus et ses propres procédures, ce qui permet de caler le rythme sur le niveau réel de l'équipe plutôt que sur un programme théorique.
Une formation IA administrative traite forcément des données de collaborateurs, d'administrés ou de bénéficiaires. MAIjin forme systématiquement aux versions entreprise sécurisées des outils, aux bonnes pratiques d'anonymisation, et à la classification de ce qui peut ou non être saisi dans un outil grand public. Nous ne formons que sur des versions professionnelles avec contrat de traitement des données, absence de rétention et absence d'entraînement sur vos contenus, jamais sur des versions gratuites : c'est ce qui a permis, pour une fondation genevoise du secteur financier, de transformer un enregistrement de réunion Teams en procès-verbal sans recourir à des outils gratuits qui font sortir des données sensibles de Suisse. Pour le secteur public suisse et les institutions sociales, la conformité à la LPD et à la nLPD est intégrée dès le premier module, avec la construction d'une charte d'usage interne propre à votre organisation. Cette charte et la classification restent chez vous après la formation : c'est ce qui protège au quotidien.
En gardant la relecture du côté humain, systématiquement. L'IA prépare un premier jet de qualité ; la validation des chiffres, la vérification des mentions obligatoires et la décision finale restent les vôtres. Nous formons pour cela trois réflexes. Fournir la matière en entrée, votre modèle-type, le règlement applicable ou l'enregistrement de la séance, plutôt que de laisser l'outil reconstituer un contenu de mémoire, ce qui est exactement le moment où il invente. Exiger qu'il signale ce qu'il ne trouve pas au lieu de combler le trou, en particulier sur une date, un montant ou une référence de dossier. Et instaurer une relecture croisée avant toute diffusion externe, comme celle mise en place au secrétariat général d'une association faîtière romande du secteur social sur ses prises de position publiques. Sur ces livrables à forte exposition, le gain de temps est plus mesuré que sur un email courant, mais la qualité de la première version est plus élevée et le nombre d'itérations diminue.
Oui, et c'est une part importante de nos clients. Nous avons notamment accompagné l'OCAS Genève, la Fondation Aigues Vertes et des associations faîtières du secteur social. Les contraintes de confidentialité et le registre plus formel des courriers officiels et des prises de position publiques sont intégrés à la formation, tout comme les documents codifiés propres au contexte suisse : certificats de travail, attestations et formulaires administratifs avec leurs mentions obligatoires en Suisse romande. La conformité à la LPD et à la nLPD fait partie du premier module dès lors que vous traitez des données d'administrés ou de bénéficiaires. À l'OCAS Genève, la formation a aussi fait apparaître un changement de fond : les administrés cherchent de plus en plus l'information via un assistant conversationnel plutôt que sur le site de l'office, ce qui a ouvert un chantier au-delà de la formation.
Oui, la formation utilise votre environnement réel. Principalement ChatGPT et Claude pour la rédaction et l'analyse, Copilot pour l'intégration Outlook et Excel, et NotebookLM pour interroger vos propres documents et procédures. Le choix dépend de vos contraintes de confidentialité et de vos outils déjà en place : une organisation déjà équipée de Microsoft 365 a intérêt à commencer par Copilot, pour une raison de coût de déploiement plus que de performance. Le programme est construit lors de la session d'exploration à partir de vos outils et de vos gabarits, pas d'une stack imposée.
MAIjin facture une journée complète de formation IA administrative entre 3 000 et 3 500 CHF, et une demi-journée 2 000 CHF, hors taxes, frais de déplacement compris, par session de groupe jusqu'à 12 participants. Un atelier ciblé d'1h30 à 1 000 CHF permet un premier cadrage, et une journée de workshops ciblés par créneaux d'1h30 coûte 2 500 CHF. L'accompagnement en demi-journées espacées se calcule sur la base du tarif demi-journée (2 000 CHF par session). Le prix ne dépend pas du nombre de personnes dans la salle dans la limite de 12, et le cadrage préalable de 30 à 45 minutes n'est pas facturé. Les formations se déroulent dans vos locaux, partout en Suisse romande.
Trois formats courants. La formation découverte, pour donner à toute l'équipe un socle commun et des premiers cas d'usage qui tournent sur vos propres documents. L'accompagnement en demi-journées espacées de 1 à 3 semaines, notre format recommandé, qui va du socle jusqu'aux gabarits et aux référentiels internes, avec des exercices sur vos vrais dossiers entre les sessions. Et le workshop très spécifique d'1h30, un outil pour une tâche : par exemple Copilot pour transformer un enregistrement Teams en procès-verbal exploitable en tant qu'assistante de direction, un workflow qui a fait gagner 45 minutes de rédaction par procès-verbal de 2 pages à une fondation genevoise du secteur financier. Le bon format se décide lors d'un appel de cadrage de 30 à 45 minutes, non facturé.
Les formations IA administratives de MAIjin sont animées en français et en anglais. L'allemand est possible selon les disponibilités, à cadrer lors de la session d'exploration. Indépendamment de la langue d'animation, la formation couvre la traduction interne français, allemand et anglais de vos courriers et documents administratifs, un besoin courant dans les organisations suisses qui travaillent avec des interlocuteurs alémaniques.
Oui. Entre les sessions d'un parcours, vos équipes pratiquent sur leurs vrais dossiers et reviennent avec leurs blocages : nous ajustons les gabarits et corrigeons les prompts. Comme sur tous nos accompagnements, le suivi ne s'arrête pas à la dernière session : on ne vous lâche pas dans la nature. Les livrables restent chez vous et ce sont eux qui font durer les usages : bibliothèque de gabarits validés, banque de prompts propre à vos tâches comme celle construite pour le service administratif d'une haute école romande, et charte d'usage interne. Les organisations qui veulent ancrer les pratiques dans la durée enchaînent ensuite sur des journées de workshops ciblés par créneaux d'1h30. C'est le tour de table de la session suivante qui transforme une démonstration en habitude, pas la première journée.
Nous ne délivrons pas un cursus académique : nous installons des usages. Une formation IA généraliste montre des outils. Une formation IA administrative part de vos tâches : vos modèles de courriers, vos procès-verbaux, vos procédures internes, vos formulaires. Chez MAIjin, l'écart se mesure au livrable : les participants repartent avec des gabarits et une banque de prompts construits sur leurs propres documents, pas avec des notes prises sur des exemples fictifs. S'y ajoutent 12 participants maximum, des formateurs qui utilisent l'IA tous les jours dans leurs propres missions, et un programme construit sur les cas remontés lors du cadrage. C'est ce qui explique la note de 5,0/5 sur 51 avis Google et les résultats documentés de nos études de cas, de la Fondation Aigues Vertes à l'OCAS Genève.
Les tâches rédactionnelles et de mise en forme sont les plus rentables à automatiser en premier : réponses email, comptes rendus de réunion, résumés de documents longs, gabarits de courriers, tableaux comparatifs de devis. L'IA prépare un premier jet de qualité ; la relecture, la validation des chiffres et la décision finale restent humaines.
Notre repère : deux heures par semaine pour la majorité des employés du tertiaire, dès qu'un cadre et des gabarits partagés remplacent l'usage individuel. Sur des tâches ciblées, les écarts mesurés sont plus marqués : une synthèse de document passe de 2 heures à 5 minutes, la rédaction des e-mails et rapports d'un coach emploi de 20 minutes à 3-4 minutes, et un procès-verbal de réunion de 2 pages économise 45 minutes de rédaction.
MAIjin limite ses formations IA administratives à 12 participants par groupe, pour garantir que chacun travaille sur ses propres documents pendant la session. Au-delà, nous constituons plusieurs groupes : la Fondation Aigues Vertes a par exemple été formée en 2 groupes de 12 sur 4 demi-journées, et le service administratif d'une haute école romande a formé 30 collaborateurs de cette manière.
Les formations IA administratives de MAIjin se déroulent dans vos locaux, à Genève, dans le canton de Vaud, en Valais, à Neuchâtel et à Fribourg. Les frais de déplacement sont compris dans le tarif. MAIjin Sàrl est basée à Genève, rue de Lyon 109.
Deux semaines avant chaque session, MAIjin envoie aux participants un questionnaire de cadrage et une fiche d'installation, pour qu'aucune minute de la formation ne soit consommée par de l'installation de logiciel. Les cas d'usage travaillés en atelier sont recueillis auprès des équipes puis arbitrés par leur responsable, comme au service administratif d'une haute école romande, où les besoins des 30 collaborateurs ont été collectés par formulaire et les cas validés par le chef de service.
Devis personnalisé
Formez vos équipes à l'IA
Contactez Jean-Baptiste et Rémi, ils se feront un plaisir de vous renseigner
- Session de cadrage de 30 à 45 minutes, non facturée
- Programme construit sur vos trois irritants prioritaires
- Vos contraintes de confidentialité posées avant la première session