Faire entrer l'IA dans votre caisse sans exposer les données des assurés
Formations, workshops sur vos propres fichiers, audit des irritants et accompagnement dans la durée : ce que nous faisons avec deux institutions de prévoyance genevoises, en gardant les données des assurés sous contrôle.
Prendre rendez-vousDeux institutions de prévoyance genevoises accompagnées en continu, la première depuis novembre 2024.
Ce que nous avons fait avec des caisses de pension
Deux institutions de prévoyance genevoises, deux relations qui durent.
Une caisse de prévoyance publique genevoise
- Formation
- Audit IA
- Workshops sur vos fichiers
- Accompagnement dans la durée
Trois demi-journées de formation pour la direction financière, un coaching en présentiel, puis un audit des processus de la Division Finance. Ensuite, des formations Copilot et trois workshops du service comptabilité, chacun parti d'un vrai fichier de collaborateur.
- Contrôle du compte tiers (contre 6 à 9 h)
- 1 h/sem.
- Agents Copilot réutilisables
- 2
- Temps du lettrage
- 1/10
Rentes Genevoises
- Formation
- Accompagnement dans la durée
Sept ateliers Copilot de deux heures, un par service, pour plus de 40 collaborateurs. Depuis septembre 2025, l'accompagnement continue avec des cafés IA et des workshops spécialisés.
- Collaborateurs formés
- 40+
- Taux de satisfaction
- +90%
- Net Promoter Score
- 73,08%
Une semaine dans votre caisse
Cinq tâches réelles, du lundi au vendredi. Pour chacune : ce que fait l'IA, et ce qui reste entre les mains de vos équipes.
Lundi · Le compte tiers immobilier
Environ 1 h par semaine au lieu de 6 à 9 hContrôler le compte bancaire tiers immobilier occupe une personne 6 à 9 heures par semaine : avis bancaires en PDF, pointage ligne à ligne.
Ce que fait l'IA
Copilot lit les avis bancaires et prépare le contrôle, en suivant une procédure écrite avec le collaborateur.
Ce que garde votre équipe
Le collaborateur examine les écarts signalés et valide le contrôle.
Mardi · Les pièces justificatives d'un immeuble
Environ 2 jours par trimestre au lieu de 2 semainesChaque trimestre, contrôler les pièces justificatives d'un immeuble du parc demandait environ deux semaines de travail.
Ce que fait l'IA
Avec Copilot et une procédure fixée, les pièces sont lues, classées et confrontées aux écritures.
Ce que garde votre équipe
Le comptable traite les écarts et signe le contrôle.
Mercredi · Le bouclement
Plus de 400 doublons détectés sur plus de 4 000 lignesCroiser les engagements de l'actuaire et la liste des démissionnaires à payer représente plus de 4 000 lignes. À la main, un contrôle exhaustif n'était pas possible.
Ce que fait l'IA
L'IA aide à comprendre et à nettoyer les fichiers. Le rapprochement lui-même passe par une règle fixe, dans Excel ou Power Query, qui donne le même résultat à chaque fois.
Ce que garde votre équipe
L'équipe examine chaque doublon avant de corriger.
Jeudi · Le courrier aux assurés
Une réponse à un assuré doit être juste sur le fond, lisible pour quelqu'un qui ne connaît pas la LPP, et fidèle au ton de la caisse.
Ce que fait l'IA
Un assistant de relecture compare le brouillon à votre charte rédactionnelle et à votre glossaire de la prévoyance, puis propose des reformulations.
Ce que garde votre équipe
Le gestionnaire choisit la version envoyée. Les données personnelles de l'assuré n'entrent que dans un outil validé par votre informatique.
Vendredi · La commission de placement
Préparer la note de la commission de placement et suivre les évolutions réglementaires de la prévoyance demande de longues lectures.
Ce que fait l'IA
L'IA rédige un premier jet de la note sur votre trame habituelle et résume les nouveautés réglementaires à partir des sources que vous lui fournissez.
Ce que garde votre équipe
Le responsable vérifie chaque chiffre et chaque référence. Aucune décision de placement n'est confiée à l'IA.
Lundi, mardi et mercredi viennent de l'étude de cas publiée plus bas. Jeudi et vendredi sont des cas travaillés en atelier avec des équipes d'institutions de prévoyance.
Les données des assurés : trier avant d'outiller
Une caisse traite des salaires, des données de santé, des situations familiales. Avant de choisir un outil, on décide ce qui a le droit d'y entrer. Quatre règles guident ce tri.
Isoler les données critiques
En général, 5 à 10 % de vos données justifient un traitement à part : dossiers nominatifs, données de santé, situations particulières. Elles restent hors des outils généralistes.
Tester sans données réelles
Les essais se font sur des fichiers anonymisés, réduits aux numéros d'assuré, ou sur des données fictives. Les vraies données n'arrivent qu'une fois l'usage validé.
Un outil par niveau de donnée
Pour le travail courant, l'outil déjà déployé chez vous, comme Microsoft 365 Copilot, dans le périmètre validé par votre informatique. Pour les données sensibles, une solution hébergée en Suisse ou dans l'Union européenne, chez un prestataire qui n'est pas soumis au droit américain.
Votre informatique et votre DPO décident
Chaque outil et chaque sous-traitant passe par votre informatique et votre conseiller à la protection des données avant usage. Nous listons ces validations avec vous avant le premier chantier.
Ce que l'IA ne fait pas (encore) dans une caisse
Nous l'avons constaté sur le terrain, et nous vous le dirons dès le premier rendez-vous.
Elle ne va pas toujours plus vite
Sur le rapprochement des décomptes de régies, elle fait correctement le travail, sans gagner de temps tant que les fichiers ne sont pas organisés pour elle.
Elle ne se branche pas sur vos logiciels métier
Dans un environnement Copilot, tout passe par des exports déposés dans OneDrive, SharePoint ou Teams.
Elle lit mal les PDF scannés
Un document numérisé de mauvaise qualité demande encore une saisie ou un contrôle à la main.
Elle n'agit pas seule
Les agents autonomes et les connexions directes aux logiciels métier existent, mais le cadre de conformité d'une caisse les bloque souvent. C'est à votre conformité d'en décider, pas à l'outil.
Peur de vous lancer ?
« Nos données d'assurés sont trop sensibles pour l'IA. »
Une bonne partie du travail d'une caisse ne touche pas aux dossiers d'assurés : comptabilité, immobilier, rapports, courriers types. On commence là, et on teste sur des données anonymisées. Les données critiques suivent leurs propres règles.
« Notre informatique refusera les outils traités hors de Suisse. »
C'est souvent le bon réflexe. Nous partons de l'outil que votre informatique a déjà validé, en général Microsoft 365 Copilot, et nous documentons chaque nouvel outil ou sous-traitant pour qu'elle décide en connaissance de cause.
« Copilot ne voit pas nos logiciels métier. »
C'est exact. On travaille sur les exports que vos équipes produisent déjà. Dans la caisse que nous accompagnons depuis 2024, c'est à partir de ces exports que le contrôle du compte tiers est passé de 6 à 9 heures à environ 1 heure par semaine.
« Il faudra l'accord de la direction, de l'informatique et des RH. »
C'est pour ça que nous commençons souvent par la direction : dans la caisse que nous accompagnons, la direction financière a été formée en premier. Nous listons ensuite avec vous les validations à obtenir avant le premier chantier, pour que chacun sache ce qu'il valide, et pourquoi.
« Pourquoi ne pas simplement utiliser ChatGPT ? »
Un abonnement individuel fait sortir vos documents du périmètre de votre informatique. Et l'outil compte moins que les règles d'usage : quelles tâches, quelles données, quelle validation humaine. Nous fixons ces règles avec vous, quel que soit l'outil retenu ensuite.
Comment démarrer avec nous
Selon votre point de départ, plusieurs portes d'entrée. On choisit ensemble au premier rendez-vous.
Formation
Former la direction, puis chaque service sur l'outil déjà déployé chez vous, comme Copilot.
En savoir plusWorkshops sur vos fichiers
Des séances sur vos vrais fichiers : relevés bancaires, rapprochements, récapitulatifs mensuels.
En savoir plusAudit IA
Trente jours pour repérer vos irritants, les classer et savoir par où commencer.
En savoir plusAccompagnement dans la durée
Des cafés IA et des workshops réguliers pour que les usages tiennent dans la durée.
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