Faire entrer l'IA dans votre institution sans exposer les données de santé
Formation des directions et des équipes, charte écrite avec le terrain, audit et accompagnement dans la durée : ce que nous faisons avec des institutions romandes de la santé et du social, sans exposer les données des personnes accompagnées.
Prendre rendez-vousUn réseau de centres médico-sociaux romand accompagné en continu depuis juin 2025, et trois institutions sociales romandes accompagnées.
Ce que nous avons fait dans la santé et le social
Quatre institutions romandes, quatre points de départ différents.
Un réseau de centres médico-sociaux romand
- Audit IA
- Charte et gouvernance IA
- Accompagnement dans la durée
Un audit avec 12 entretiens et un questionnaire aux collaborateurs, puis une charte et une fiche réflexe écrites avec les équipes, en atelier et en visioconférence. L'accompagnement se poursuit sur site depuis juin 2025.
- Temps perdu déclaré
- 79 %
- Usage IA sans cadre
- 75 %
- Charte collaborateurs
- 3 pages
Fondation Aigues Vertes
- Formation
- Workshops sur vos fichiers
Le conseil d'administration et la direction formés sur quatre demi-journées, en deux groupes de 12. Au programme : choisir ses outils quand les données sont sensibles, et un assistant construit avec eux pour le rapport du veilleur de nuit.
- Satisfaction globale
- 98,5 %
- Net Promoter Score
- +70,6
- Promoteurs
- 82,4 %
FOVAHM
- Formation
22 employés formés sur six demi-journées : les fondamentaux, l'usage avancé de ChatGPT pour le FALC et les manuels techniques, puis une feuille de route avec des indicateurs de suivi.
- Économie potentielle annuelle
- 85 000 CHF
- Taux de satisfaction
- 100%
- Employés formés
- 22
CVAJ, mesure Accent
- Formation
Les accompagnateurs d'apprentis outillés pour leurs rapports, leurs lettres et leurs présentations : ChatGPT, Gamma et prise de notes automatisée.
- Population cible
- Accompagnateurs sociaux
- Solutions IA déployées
- 4+
- Gains d'efficacité
- +12,2%
Une semaine dans votre institution
Cinq tâches réelles, du lundi au vendredi. Pour chacune : ce que fait l'IA, et ce qui reste entre les mains de vos équipes.
Lundi · Avant de coller un texte dans l'IA
Fiche réflexe d'une page, validée à l'unanimitéDans un réseau de centres médico-sociaux, 75 % des collaborateurs utilisaient déjà l'IA, hors de tout cadre. Personne ne savait vraiment ce qu'il avait le droit d'y mettre.
Ce que fait l'IA
L'IA résume une procédure, reformule un courriel administratif ou prépare un support de formation, dans l'outil autorisé par l'institution.
Ce que garde votre équipe
Le collaborateur classe d'abord la donnée avec la fiche réflexe. Un dossier de bénéficiaire n'entre pas dans un outil généraliste.
Mardi · La ronde du veilleur de nuit
Un veilleur de nuit doit consigner les événements de sa ronde dans le logiciel métier. Au matin, les détails lui échappent.
Ce que fait l'IA
Il dicte sa ronde au dictaphone pendant le service. Un assistant rédige le rapport au format attendu par le logiciel métier.
Ce que garde votre équipe
Le veilleur relit le rapport avant de le reporter lui-même dans le logiciel.
Mercredi · Les rapports intermédiaires
+12,2 % d'efficacité mesurée sur la missionDans une mesure d'insertion pour jeunes apprentis, les accompagnateurs socioprofessionnels rédigent des rapports intermédiaires, des lettres de motivation et des synthèses de documents institutionnels.
Ce que fait l'IA
ChatGPT aide à structurer les rapports et à synthétiser les documents complexes. Les rapports produits sont anonymisés et homogènes.
Ce que garde votre équipe
L'accompagnateur valide chaque rapport. Le temps gagné va à la relation avec les jeunes.
Jeudi · Le texte en FALC
85 000 CHF par an d'économie potentielle estimée sur la missionUn manuel technique doit être simplifié, une information doit devenir facile à lire et à comprendre (FALC) pour les personnes accompagnées.
Ce que fait l'IA
La version payante de ChatGPT simplifie le manuel et produit une première version en FALC.
Ce que garde votre équipe
L'encadrant vérifie que le sens est juste et que le texte convient au public visé.
Vendredi · La situation difficile, anonymisée de tête
Avant un entretien délicat, une assistante sociale veut préparer ses questions et prendre du recul sur une situation familiale complexe.
Ce que fait l'IA
Elle décrit le cas de tête, en quelques lignes, sans nom, date de naissance, commune, numéro AVS ni détail rare. L'IA propose une trame d'entretien et des angles à explorer.
Ce que garde votre équipe
Test de reconnaissance : si un collègue ou un voisin pouvait reconnaître la personne, le cas ne va pas dans l'outil. Les choix d'accompagnement restent les siens.
Lundi, mardi, mercredi et jeudi viennent des études de cas publiées plus bas. Vendredi est un cas travaillé en atelier avec des équipes de la santé et du médico-social, à partir des règles d'anonymisation que nous leur faisons appliquer.
Les données de santé : trier avant d'outiller
Une institution de soins ou d'accompagnement traite des dossiers de soins, des situations familiales, des prestations d'aide sociale. Une bonne partie relève du secret professionnel. Avant de choisir un outil, on décide ce qui a le droit d'y entrer. Quatre règles guident ce tri.
Classer en quatre niveaux
Données publiques, données internes, données personnelles, données personnelles sensibles : chaque niveau a ses outils autorisés. Un dossier de soins, une situation familiale ou une prestation sociale relèvent du niveau le plus élevé. Dans le doute, on traite la donnée comme le niveau au-dessus.
Garder les dossiers hors des outils généralistes
Les dossiers de patients, de résidents ou de bénéficiaires n'entrent ni dans une version gratuite, ni dans Copilot, ni dans ChatGPT, même en version entreprise. Pour eux, seule une solution hébergée en Suisse ou dans l'Union européenne, chez un prestataire qui n'est pas soumis au droit américain, peut entrer en ligne de compte.
Anonymiser pour de vrai
Le cas se rédige de tête, en quelques lignes. On ne caviarde pas une copie du dossier, surligner un nom ne suffit pas, et on ne demande pas à l'IA d'anonymiser à notre place. Au moindre doute sur la possibilité de reconnaître la personne, le cas reste hors de l'outil.
Votre DPO et votre informatique décident
Chaque outil et chaque sous-traitant passe par votre informatique et votre conseiller à la protection des données. Pour une institution de droit public, ouvrir un outil aux données sensibles demande en plus une base légale, une analyse d'impact et, souvent, la consultation du préposé cantonal. Nous listons ces validations avec vous avant le premier chantier.
Ce que l'IA ne fait pas (encore) dans une institution de soins
Nous l'avons constaté sur le terrain, et nous vous le dirons dès le premier rendez-vous.
Elle voit tout ce que vous pouvez ouvrir
Copilot lit les documents et les courriels auxquels l'utilisateur a accès. Dans un centre médico-social, les boîtes mail des soins, du social, de l'accueil ou des RH reçoivent des données de bénéficiaires. Avant de l'activer, il faut couper certains accès et régler l'outil.
Elle ne fait pas la planification des équipes
Planifier les équipes est un problème d'optimisation, qui se traite avec le logiciel métier. L'IA générative n'est pas le bon outil pour ça.
Elle ne se branche pas sur le dossier de soins
Les logiciels métier du secteur ne sont pas reliés aux assistants IA. Le rapport du veilleur de nuit sort au bon format, mais c'est lui qui le reporte dans le logiciel.
Elle demande des bases bureautiques
Enregistrer un fichier, le retrouver, faire un copier-coller : quand ces gestes posent problème, l'IA ajoute une difficulté au lieu d'en retirer. Nous l'avons constaté lors d'un test de formation, et nous prévoyons désormais un parcours technique guidé avant les cas métier.
Peur de vous lancer ?
« Nos données de santé sont trop sensibles pour l'IA. »
Une bonne partie du travail ne touche pas aux dossiers : procédures, recherche documentaire, courriels administratifs, supports de formation, textes en FALC. Les dossiers suivent leurs propres règles.
« Nos équipes n'utilisent pas l'IA. »
Elles l'utilisent probablement déjà. Dans un réseau de centres médico-sociaux, 75 % des collaborateurs s'en servaient, hors de tout cadre. Un collaborateur l'a résumé en entretien : « beaucoup l'utilisent, mais on se cache parce qu'on ne sait pas si on a le droit ». Un questionnaire mesure cet usage réel, puis on lui donne un cadre.
« Notre DPO ou le préposé ne laissera jamais passer. »
Ils ont raison d'être exigeants, et il existe un chemin. Nous préparons une note d'aide à la décision : quelles données dans quel outil, quels réglages, quelles validations, avec les textes de loi cités. Elle ne remplace pas un avis juridique. Votre DPO, et le cas échéant le préposé cantonal, tranchent.
« L'IA va déshumaniser l'accompagnement. »
Elle ne décide rien pour une personne accompagnée. La règle que nous faisons inscrire dans les chartes : l'IA propose, l'humain décide. Le temps gagné sur l'administratif va à la relation.
« Une charte de plus, que personne ne lira. »
C'est pour ça qu'on l'écrit avec les équipes. Dans le réseau médico-social que nous accompagnons, la charte collaborateurs est passée de 7 à 3 pages, et la fiche réflexe d'une page a été validée à l'unanimité. Plusieurs centres du canton se sont ensuite réunis autour de cette charte commune.
Comment démarrer avec nous
Selon votre point de départ, plusieurs portes d'entrée. On choisit ensemble au premier rendez-vous.
Formation
Former d'abord le conseil et la direction, puis les équipes, sur des cas de votre métier.
En savoir plusCharte et gouvernance IA
Une charte et une fiche réflexe écrites avec celles et ceux qui devront les appliquer.
En savoir plusAudit IA
Mesurer l'usage réel de l'IA et les pertes de temps avant de décider quoi outiller.
En savoir plusWorkshops sur vos fichiers
Des séances sur vos documents réels, anonymisés, pour construire des assistants utiles.
En savoir plusAccompagnement dans la durée
Des séances régulières sur site pour que le cadre tienne dans la durée.
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